COME SI CREA UN FILE PDF

Cosa vuol dire File PDF?

PDF significa Portable Document Format, ed il nome spiega bene il significato. Si tratta di un formato di documento portabile. Portabile nel senso che il documento comparirà, nel modo esatto in cui è stato confezionato dall'autore, in qualunque computer esso sarà "portato", ossia scaricato ed eventualmente stampato.

Perchè nel processo telematico occorre usare il formato PDF e non invece il formato DOC o DOCX o RTF o TXT ecc?

Vi siete risposti da soli. Esistono tanti programmi di videoscrittura e tanti formati di testo da questi generati. Se ogni avvocato deve essere libero di usare il programma di videoscrittura che più gli piace, questo non significa che ogni giudice sia costretto a leggere testi scritti nei formati più diversi. Per contemperare le due esigenze gli avvocati, dopo aver scritto gli atti nel formato a loro più gradito, sono tenuti a convertire tali atti in formato PDF, in modo che i giudici abbiano un solo formato da leggere. Ci sono anche altri vantaggi. I documenti acquisiti con uno scanner possono essere salvati in vari formati, ma il più logico da usare è proprio il PDF. Inoltre il file PDF è l'unico che assicura all'autore, in questo caso l'avvocato, che il testo sarà letto dal giudice nel modo esatto in cui è stato scritto. Vi sarà capitato infatti che un atto, scritto in un formato ad esempio DOC, una volta letto da un diverso computer con il medesimo programma di videoscrittura appare in modo diverso. Accade che, se in margini settati sul programma nel PC di chi legge sono diversi, le righe di testo saranno più lunghe o corte. Può capitare che si superi il numero delle pagine previste, e che pertanto aumentino le marche necessarie. In altri casi il font (il tipo di carattere) non è installato nel computer di chi legge, per cui l'estetica del testo cambia, in peggio.

A volte poi capita che saltino le vocali accentate, sostituite da caratteri incomprensibili, ed in questo caso il danno è enorme perchè il testo diventa, di fatto, illegibile. Con il PDF tutto questo non avviene per cui il formato PDF è quello ufficiale del Processo Telematico.

Che vuole dire "PDF grafico" e "PDF testuale"?

Il "PDF grafico" non è altro che una immagine (come una fotografia) in formato PDF. Anche se questa immagine contenesse del testo, esso sarebbe muto per un computer, che non vi può ricavare nessuna informazione. Immaginate la fotocopia di un articolo di giornale. Non è possibile selezionare il testo nè copiarlo per incollarlo altrove. L'eventuale testo contenuto nella immagine PDF non è gestibile (se non attraverso un tipo di programma detto OCR, non molto efficace e complesso da usare).  Il "PDF testuale" è invece un testo creato da un programma di videoscrittura e salvato in formato PDF. In questo caso il testo del file PDF può essere evidenziato e copiato ed è possibile fare delle ricerche delle parole all'interno del testo. Nel Processo Telematico pertanto, gli atti telematici scritti da un avvocato e depositati telematicamente debbono essere inderogabilmente scritti in "PDF testuale". Debbono quindi essere scritti con un programma di videoscrittura e salvati come PDF. Stampare invece l'atto su carta e scansionare i fogli per farne un PDF non è invece ammesso, perchè verrebbe creato un file "PDF grafico". Stesso dicasi se qualcuno avesse in mente di scrivere un atto con una macchina da scrivere e poi scansionare i fogli. Perchè è così importante scrivere un atto in formato "PDF testuale?" Per far risparmiare tempo ai giudici, i quali, nello scrivere le sentenze, vogliono avere la possibilità di selezionare e copiare il testo scritto dagli avvocati, per incollarlo sulle loro sentenze.

Discorso diverso vale per gli allegati. Si presuppone che questi (inclusa la procura alle liti) siano scritti su carta, per cui tali fogli vanno scansionati e trasformati in PDF che sarà necessariamente "PDF grafico". E' ammesso il "PDF grafico" per gli allegati, anzi esso è la norma.

Conclusioni: nel processo telematico si usano PDF testuali per gli atti giuridici e PDF grafici per gli allegati.

Come faccio a creare un "PDF testuale"?

Un utente Linux o Mac questa domanda nemmeno se la pone. Egli sa che, dopo aver scritto il testo con il programma di videoscrittura, gli è sufficiente premere un tasto per salvarlo in formato PDF testuale. Il quesito riguarda pertanto solo gli utenti Windows. Vi sono tre strade:

1) Usare i programmi gratuiti di videoscrittura Openoffice o Libreoffice per Windows ed anche a voi sarà sufficiente premere un semplice tasto

2) Per chi usa Microsoft Word 2007 o successivo, premete File - Salva con nome e scegliete formato PDF

3) Per chi usa Microsoft Word antecedente a 2007 occorre usare una stampante virtuale la quale, invece di stampare fogli cartacei, crea un file PDF. Questa stampante virtuale non è altro che un software gratuito (PdfCreator, Bullzip ecc) il quale crea una nuova stampante "vituale" nell'elenco delle stampanti. Per creare un file PDF pertanto, dal programma MS Word occorrerà selezionare: File - stampa... e poi selezionare, nell'elenco stampanti, quella virtuale. Attenzione, non premete il tasto della stampante, perchè in tal caso si procederà alla stampa diretta, ossia usando la stampante predefinita, che solitamente è quella reale che stampa appunto carta. Volendo potete impostare la stampante virtuale come stampante predefinita, in tal caso "stamperete" normalmente dei file PDF, mentre per stampare fogli dovrete selezionare la stampante reale nell'elenco stampanti.